POLITYKA PRYWATNOŚCI CENTRUM UNIJNYCH PROJEKTÓW TRANSPORTOWYCH
Informacje wstępne
Ze względu na prawo do prywatności oraz ochronę danych osobowych osób, które powierzyły Centrum Unijnych Projektów Transportowych (dalej „CUPT”) swoje dane osobowe, w szczególności beneficjentów, uczestników szkoleń i wydarzeń organizowanych przez CUPT, kontrahentów CUPT i ich pracowników, przedstawicieli mediów, osób kontaktujących się z CUPT w sprawie udzielenia informacji publicznej oraz subskrybentów Biuletynu informacyjnego, CUPT informuje, iż pozyskane dane są przetwarzane zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających bezpieczeństwo tych danych.
W celu zapewnienia przejrzystości realizowanych w CUPT procesów przetwarzania danych osobowych CUPT przedstawia poniżej obowiązujące zasady ochrony danych osobowych, zastosowane na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest CUPT z siedzibą przy Plac Europejski 2, 00 – 844 Warszawa. W CUPT została wyznaczona osoba odpowiedzialna za ochronę danych osobowych tj. Inspektor Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:
pod adresem email: IOD@cupt.gov.pl,
telefonicznie: 22 375 04 45,
W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych można skontaktować się również mailowo pod adresem: cupt@cupt.gov.pl
Zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 administratorem danych dla programów operacyjnych POIiŚ, POPW, CEF i PO PT jest minister właściwy dla spraw rozwoju regionalnego, który powierzył CUPT (w formie Porozumienia) realizację zadań związanych z w/w programami operacyjnymi.
W związku z powyższym w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach programów operacyjnych można kontaktować się również z Inspektorem Ochrony Danych Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR):
pod adresem email: IOD@mfipr.gov.pl,
pod adresem: Wspólna 2/4, 00 – 926 Warszawa,
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
CUPT realizuje swoje zadania poprzez kompleksowe wspieranie Beneficjentów w przygotowaniu i realizacji inwestycji finansowanych z Funduszy Europejskich (Wieloletnie Ramy Finansowe 2007–2013 oraz 2014–2020) oraz instrumentu finansowego Unii Europejskiej „Łącząc Europę” (CEF). Celem CUPT jest racjonalne i efektywne wykorzystanie do 2023 roku wszystkich środki UE przeznaczonych na dofinansowanie projektów transportowych. Realizując swoje statutowe działania CUPT pozyskuje i przetwarza dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
| Zawarcie i wykonanie umowy z kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, maksymalnie 10 lat. |
CUPT w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami kontrahentów. |
|
Realizacja programów operacyjnych |
art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO POIiŚ 2007 – 2013: dane przechowywane są przez okres 3 lat od daty zamknięcia Programu, natomiast w zakresie pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom – 10 lat licząc od dnia przyznania tej pomocy, natomiast w przypadku rozliczania podatku od towarów i usług przez okres nie krótszy niż dopuszczalny dla zmiany deklaracji VAT, gdy uznano podatek VAT w projekcie za wydatek kwalifikowany.POIiŚ, POPW, POPT 2014-2020: dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w art. 140 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 1303/2013 z dnia 17.12.2013 r. oraz jednocześnie przez czas nie krótszy niż 10 lat od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach POIiŚ 2014 – 2020 z równoczesnym uwzględnieniem przepisów ustawy z dn. 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym.CEF 2014-2020: dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia otrzymania przez beneficjenta płatności końcowej lub płatności salda. W przypadku udzielenia pomocy publicznej dane osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. Okres przechowywania danych osobowych może ulec przedłużeniu w przypadku, gdy w stosunku do projektu CEF prowadzone są audyty, odwołania, spory lub dochodzenie roszczeń do czasu ich zakończenia.
|
Realizacja celów statutowych CUPT na podstawie Porozumień zawartych pomiędzy CUPT a Instytucją Zarządzającą (MIiR) |
| Rozpatrywanie skarg i wniosków. | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO Przez 10 lat licząc od roku następnego po upływie roku kalendarzowego, w którym rozpatrzono skargę lub wniosek. |
|
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. |
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników/ kontrahentów.
|
| Archiwizowanie dokumentów związanych z funkcjonowaniem CUPT | art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. |
|
| Prowadzenie statystyk | art. 6 ust. 1 lit. a i lit. f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania danych statystycznych. |
Wykonanie miesięcznych/ rocznych raportów na podstawie, których CUPT określa wskaźniki użytkowania strony www |
| Prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania CUPT w dowolny sposób, że nie chcą Pani/Pan pozostawać z nami w kontakcie i nie chcą otrzymywać informacji o podejmowanych przez CUPT działaniach. |
Prowadzenie działań promujących programy operacyjne w obszarze POIiŚ, POPW i CEF z wykorzystaniem mediów społecznościowych
|
| Prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej | art. 6 ust. 1 lit. a RODO Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania CUPT w dowolny sposób, że nie chce Pani/Pan pozostawać z CUPT w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez CUPT działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na CUPT i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). |
Prowadzenie działań promujących programy operacyjne w obszarze POIiŚ, POPW i CEF z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
| Monitoring na terenie siedziby CUPT w celu ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. | art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 2 tygodni od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu. |
Podniesienie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w CUPT stanowi uzasadniony cel, a w przypadku mienia wynika z przepisu prawa (art. 5 – 5a ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym).
|
| Prowadzenie rekrutacji | art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, i lit. f RODO art. 9 ust. 2 lit. a Do 30 dni od dnia zatrudnienia pracownika wybranego w ramach danej rekrutacji, z zastrzeżeniem, że CUPT będzie przetwarzać dane w zakresie imienia i nazwiska kandydatów przez okres 1 roku od dnia zatrudnienia pracownika wybranego w ramach danej rekrutacji, na potrzeby ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Po upływie ww. okresu, CUPT dokona anonimizacji danych w zakresie imienia i nazwiska kandydatów, we wszystkich dokumentach dotyczących rekrutacji, w tym również w poczcie elektronicznej. |
|
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami |
art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
|
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
| Portale społecznościowe | art. 6 ust. 1 lit. f Przez czas działalności CUPT |
Promowanie działalności CUPT tj. informowania o wydarzeniach, akcjach promocyjnych, konferencjach. |
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością CUPT może przekazywać Pani/Pana dane osobowe następującym podmiotom:
- podmiotom, którym Instytucja Zarządzająca powierzyła wykonywanie zadań związanych z realizacją poszczególnych Programów Operacyjnych, w tym w szczególności podmiotom pełniącym funkcje instytucji pośredniczących i zarządzających,
- instytucjom, organom i agencjom Unii Europejskiej, a także innym podmiotom, którym UE powierzyła wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem poszczególnych Programów Operacyjnych,
- podmiotom wspierającym CUPT w prowadzonej działalności (np. dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym działalność CUPT, firmom szkoleniowym, firmom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe), przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z CUPT i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- organom administracji państwowej na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
- dane mogą być udostępniane i przekazywane podmiotom trzecim, w ramach prowadzonych w CUPT czynności kontrolnych i audytorskich, na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub podpisanych umów
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez CUPT przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
przenoszenia swoich danych osobowych.
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 lub https://uodo.gov.pl/data/filemanager_pl/727.pdf
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi, w związku z przetwarzaniem przez CUPT Pani/Pana danych osobowych, do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którego siedziba mieści się przy ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa.
Czy musisz podawać CUPT swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów oraz wywiązania się przez CUPT z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc realizować programy operacyjne UE (POIiŚ, POPW, CEF i POPT) dla których CUPT jest InstytucjąPośredniczącą lub zostać pracownikiem/współpracownikiem CUPT musisz podać swoje dane osobowe. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez CUPT danych w celach informacyjno – promocyjnych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które byłyby powodem innych skutków prawnych lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.
Postanowienia końcowe
CUPT informuje, że wdrożone przez niego środki techniczne i organizacyjne zapewniają wystarczające gwarancje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, zgodnie z wymaganiami określonymi w RODO oraz należycie chroni Twoje Pani/Pana dane osobowe w tym zakresie.
CUPT jako administrator danych może zmieniać i uzupełniać postanowienia Polityki Prywatności stosownie do potrzeb wynikających ze zmiany warunków przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (np. wynikających ze zmiany obowiązujących przepisów prawa).
Pobierz ZMR
